Time Off & Attendance — how it worksTiempo libre y asistencia — cómo funciona
Bethel Power Equipment · Park City Power Equipment · Best Round Golf Car · Conway's Power Equipment
1. Where to go
Works on any phone, tablet or PC. Nothing to install.
Add it to your iPhone home screen
- Open Safari and go to hr.opebybde.net.
- Tap the Share button (the square with the arrow, bottom of the screen).
- Scroll down and tap Add to Home Screen, then Add.
Add it to your Android home screen
- Open Chrome and go to hr.opebybde.net.
- Tap the ⋮ menu (top right).
- Tap Add to Home screen (or Install app), then Add.
2. The access code
The first time you open the site it asks for the store access code. Get it from your manager or the card in the break room. You enter it once per phone; it stays signed in for about a month.
Some employees also have a personal PIN (4–6 digits) set by a manager. If you have one, the form asks for it after you pick your name. The PIN lets you see and cancel your own approved time off and is your signature on a request. Lost your phone or forgot the PIN? Ask your manager to look it up or set you a new PIN.
3. Asking for time off — 7 steps
- Your store — tap your store. The site remembers it.
- Your name — pick yourself from the list (start typing to search). Enter your PIN if you have one.
- What do you need? — Vacation, Personal day, Unpaid time off, Sick, Doctor / medical appointment, Leave early, Arrive late, Working elsewhere (you are working that day, just not at your store — pick the store you are going to, or An event / off-site for a training, show, demo day or customer site and say what and where in the reason box; approved automatically and shown on the calendar as "At Park City" or "At event"), Bereavement, Jury duty.
- When — one day or several days. For Leave early enter the time you are leaving; for Arrive late the time you will arrive; for an appointment the from–to times. For a half day tap Morning off or Afternoon off. The form shows how many work days or hours that is.
- Reason — optional (required only when you pick An event / off-site under Working elsewhere: say what the event is and where). For sick days and appointments no medical details are needed.
- Heads-up box — before you submit, the site tells you if coworkers at your store are already off those days. It never blocks you; it just lets you know your manager may have a harder time saying yes.
- Submit — you get a request number and an email (if we have your address). Tap My requests any time to check.
4. What the answer means
PENDINGAPPROVEDDENIED
- Pending — your manager has it and has not decided yet. If you hear nothing by the day before your time off, ask them.
- Approved — you are off. It is on the store calendar. You get an email with the answer.
- Denied — not approved this time. The email includes your manager's note. Talk to them if you need to.
- Approved with changes — your manager approved different dates or times than you asked for; the email shows both.
5. Things that are approved automatically
Doctor / medical appointments up to 4 hours on a single day are approved the moment you submit — your manager gets an FYI. Longer than that, or more than two in a month, goes to your manager like a normal request. Sick days (up to 3 in a row), bereavement, jury duty, leave early / arrive late up to 1 hour (below) and Working elsewhere also approve automatically.
Automatic approval can be turned off for a request when several people are already off that day, or when a PIN is required and you have not entered one — then it simply waits for your manager.
Leave early / arrive late
Leaving early or arriving late by up to 1 hour is approved automatically outside blackout periods (see above; late arrivals: up to 2 a month). Anything longer, or a day when several people are already off, waits for your manager — put it in as soon as you know.
Calling in sick / yesterday's sick day
Put it in the same day if you can. You can enter a sick day, appointment, bereavement or jury duty up to 7 days back; leave-early / arrive-late / working elsewhere up to 3 days back. Older than that, ask your manager to record it. Vacation and personal days cannot be back-dated.
6. See who's off
Tap 📅 Who's off (next to My requests) or open hr.opebybde.net/calendar. Pick your store to see a month calendar of who is off, plus holidays, closures and other entries from the company calendar. It is view-only — you cannot add or change anything there; only managers can. Coworkers only see names and plain labels — "Out", "Vacation", "Personal Off", "Away", "In late", "Leaving 2:00 PM", "Jury duty", "At Park City" / "At event" — never the reason, never sick vs doctor.
7. Checking or cancelling a request
- Open the site, pick your name and tap My requests, or use the link in your confirmation email.
- Pending requests can be cancelled from the same phone you used, or with your PIN.
- Approved time off that has not started can be cancelled with your PIN. No PIN? Ask your manager to cancel it, or have a PIN set.
- Time off that has already started: ask your manager.
8. Who can see what
| Who | Sees |
|---|---|
| Your coworkers | Only a plain label — Out, Vacation, Personal Off, Away, In late, Leaving 2:00 PM, Jury duty, At Park City / At event — never why, never your reason, never sick vs doctor. |
| The company calendar | Your name and the same plain label — no reasons. |
| Your managers | Your request, your reason, and your attendance record. |
| Payroll | Dates, hours and the type — never the reason. |
9. Who to ask
Your store manager, for anything about your time off. If the site is down or you cannot sign in, tell your manager in person — they can record it for you.
10. Texts
If you want, the site can text you instead of (or as well as) emailing. On the form, enter your cell under Text me updates at (cell) and tick Yes, text me about this request. Your manager can also enter your cell from the Employees page — you then get one text asking you to reply YES, and nothing else is sent until you do. If you have a PIN and enter it, the number is saved to your record (if it had no cell yet) and all your texts come through; without a PIN the number is used for this request only and only a few texts a day are sent to it.
- What you get: a short "got it" when you send a request, then APPROVED or DENIED (with your manager's note), and a text if it is cancelled. Texts only say the type and the dates — never your reason, never anything medical.
- When: not late at night — anything after about 9 PM waits until the morning.
- Reply STOP to any of our texts to stop them for good; reply START to get them again. Message and data rates may apply. Texting is optional — email and My requests keep working either way.
1. Adónde ir
Funciona en cualquier teléfono, tableta o computadora. No hay que instalar nada.
Agregarlo a la pantalla de inicio de su iPhone
- Abra Safari y entre a hr.opebybde.net.
- Toque el botón Compartir (el cuadrado con la flecha, abajo en la pantalla).
- Baje y toque Agregar a inicio (Add to Home Screen), luego Agregar.
Agregarlo a la pantalla de inicio de su Android
- Abra Chrome y entre a hr.opebybde.net.
- Toque el menú ⋮ (arriba a la derecha).
- Toque Agregar a la pantalla principal (o Instalar aplicación), luego Agregar.
2. El código de acceso
La primera vez que abra el sitio le pedirá el código de acceso de la tienda. Pídaselo a su gerente o búsquelo en la tarjeta del área de descanso. Se escribe una sola vez por teléfono; la sesión queda abierta alrededor de un mes.
Algunos empleados también tienen un PIN personal (4 a 6 dígitos) que asigna un gerente. Si usted tiene uno, el formulario se lo pedirá después de elegir su nombre. El PIN le permite ver y cancelar su propio tiempo libre ya aprobado y es su firma en la solicitud. ¿Perdió el teléfono u olvidó el PIN? Pídale a su gerente que lo busque o que le asigne uno nuevo.
3. Pedir tiempo libre — 7 pasos
- Su tienda — toque su tienda. El sitio la recuerda.
- Su nombre — elíjase en la lista (empiece a escribir para buscar). Escriba su PIN si tiene uno.
- ¿Qué necesita? (What do you need?) — Vacation (vacaciones), Personal day (día personal), Unpaid time off (tiempo libre sin pago), Sick (enfermo), Doctor / medical appointment (cita médica), Leave early (salir temprano), Arrive late (llegar tarde), Working elsewhere (trabajar en otro lugar ese día — usted sí trabaja, solo que no en su tienda; elija la tienda a la que va, o An event / off-site para una capacitación, feria, demostración o visita a un cliente, y diga qué es y dónde en la casilla de motivo; se aprueba automáticamente y aparece en el calendario como "At Park City" o "At event"), Bereavement (duelo / fallecimiento de un familiar), Jury duty (servicio de jurado).
- Cuándo — un día o varios días. Para Leave early escriba la hora a la que se va; para Arrive late la hora a la que llegará; para una cita, la hora de inicio y de fin. Para medio día toque Morning off (mañana libre) o Afternoon off (tarde libre). El formulario muestra cuántos días u horas de trabajo son.
- Motivo (Reason) — opcional (solo es obligatorio si elige An event / off-site en Working elsewhere: diga qué es el evento y dónde). Para días de enfermedad y citas médicas no hace falta dar detalles médicos.
- Aviso — antes de enviar, el sitio le avisa si otros compañeros de su tienda ya tienen esos días libres. Nunca le impide enviar; solo le avisa que a su gerente puede costarle más decir que sí.
- Enviar (Submit) — recibe un número de solicitud y un correo (si tenemos su dirección). Toque My requests (mis solicitudes) en cualquier momento para revisar.
4. Qué significa la respuesta
PENDING · PENDIENTEAPPROVED · APROBADODENIED · DENEGADO
- Pending (pendiente) — su gerente ya la tiene y todavía no ha decidido. Si no sabe nada para el día antes de su tiempo libre, pregúntele.
- Approved (aprobado) — tiene el día libre. Ya está en el calendario de la tienda. Recibe un correo con la respuesta.
- Denied (denegado) — no se aprobó esta vez. El correo incluye la nota de su gerente. Hable con él o ella si lo necesita.
- Approved with changes (aprobado con cambios) — su gerente aprobó fechas u horas distintas a las que pidió; el correo muestra las dos.
5. Lo que se aprueba automáticamente
Las citas médicas de hasta 4 horas en un solo día se aprueban en el momento en que las envía — su gerente recibe un aviso. Si es más largo, o más de dos en un mes, pasa a su gerente como una solicitud normal. Los días por enfermedad (hasta 3 seguidos), el duelo, el servicio de jurado, salir temprano / llegar tarde hasta 1 hora (abajo) y Working elsewhere también se aprueban automáticamente.
La aprobación automática puede desactivarse para una solicitud cuando ya hay varias personas libres ese día, o cuando se requiere PIN y no lo escribió — en ese caso simplemente espera a su gerente.
Salir temprano / llegar tarde
Salir temprano (Leave early) o llegar tarde (Arrive late) hasta 1 hora se aprueba automáticamente fuera de los períodos de restricción (vea arriba; llegadas tarde: hasta 2 al mes). Más tiempo, o un día en que ya hay varias personas libres, espera a su gerente — regístrelo en cuanto lo sepa.
Reportarse enfermo / el día de enfermedad de ayer
Regístrelo el mismo día si puede. Puede registrar un día de enfermedad, una cita médica, duelo o servicio de jurado hasta 7 días atrás; salir temprano / llegar tarde / trabajar en otro lugar, hasta 3 días atrás. Si es más antiguo, pídale a su gerente que lo registre. Las vacaciones y los días personales no se pueden registrar con fecha pasada.
6. Ver quién está fuera
Toque 📅 Who's off (quién está fuera, al lado de My requests) o abra hr.opebybde.net/calendar. Elija su tienda para ver un calendario del mes con quién está libre, además de los feriados, cierres y otras anotaciones del calendario de la empresa. Es solo para ver — ahí no se puede agregar ni cambiar nada; solo los gerentes pueden. Los compañeros solo ven nombres y etiquetas sencillas — "Out" (fuera), "Vacation" (vacaciones), "Personal Off", "Away", "In late" (llega tarde), "Leaving 2:00 PM" (sale a las 2:00 PM), "Jury duty", "At Park City" / "At event" — nunca el motivo, nunca si es enfermedad o médico.
7. Revisar o cancelar una solicitud
- Abra el sitio, elija su nombre y toque My requests, o use el enlace del correo de confirmación.
- Las solicitudes pendientes se pueden cancelar desde el mismo teléfono que usó, o con su PIN.
- El tiempo libre aprobado que todavía no ha empezado se puede cancelar con su PIN. ¿No tiene PIN? Pídale a su gerente que lo cancele, o que le asigne un PIN.
- Tiempo libre que ya empezó: hable con su gerente.
8. Quién puede ver qué
| Quién | Ve |
|---|---|
| Sus compañeros | Solo una etiqueta sencilla — Out (fuera), Vacation, Personal Off, Away, In late, Leaving 2:00 PM (sale a las 2:00 PM), Jury duty, At Park City / At event — nunca por qué, nunca su motivo, nunca si es enfermedad o médico. |
| El calendario de la empresa | Su nombre y la misma etiqueta sencilla — sin motivos. |
| Sus gerentes | Su solicitud, su motivo y su registro de asistencia. |
| Nómina | Fechas, horas y el tipo — nunca el motivo. |
9. A quién preguntar
A su gerente de tienda, para cualquier cosa sobre su tiempo libre. Si el sitio no funciona o no puede entrar, avísele a su gerente en persona — él o ella puede registrarlo por usted.
10. Mensajes de texto
Si quiere, el sitio puede enviarle mensajes de texto en lugar de (o además de) correos. En el formulario, escriba su celular en Text me updates at (cell) (textéeme a este celular) y marque Yes, text me about this request (sí, textéeme sobre esta solicitud). Su gerente también puede ingresar su celular desde la página Employees — entonces usted recibe un texto pidiéndole que responda YES, y no se envía nada más hasta que lo haga. Si tiene PIN y lo escribe, el número se guarda en su ficha (si aún no tenía celular) y le llegan todos los textos; sin PIN el número se usa solo para esta solicitud y se le envían pocos textos al día.
- Qué recibe: un breve "recibido" al enviar la solicitud, luego APPROVED (aprobada) o DENIED (denegada, con la nota de su gerente), y un texto si se cancela. Los textos solo dicen el tipo y las fechas — nunca su motivo, nunca nada médico.
- Cuándo: no de noche — lo que sea después de las 9 PM espera hasta la mañana.
- Responda STOP a cualquiera de nuestros textos para dejar de recibirlos; responda START para recibirlos otra vez. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Es opcional — el correo y My requests siguen funcionando igual.
Manager quick guide
Deciding requests
- Every new request emails you with Approve / Deny buttons. One tap opens a confirm page; the decision is made when you press the button there. Links are personal to you and expire after 14 days or once the request is decided.
- The Inbox in the portal (hr.opebybde.net/admin) shows the same requests with the calendar, conflicts and an Approve with changes option.
- A red CONFLICT means other people at the store are already off that day. Amber means others have asked for the same day and are undecided.
- Deny needs a reason — the employee sees the note box. The internal note is for managers only and never leaves the portal.
- You cannot decide your own request; the owner or another manager does.
- By text (when texting is on and your roster record says "Text me: Yes"): the same request arrives as a text with the link and a 3-digit code — reply A 417 to approve or D 417 your reason to deny. The text never shows the employee's reason; open the link or the portal for that. Managers with texting on also get the 6:15 who's-out summary as one morning text (names and labels, who is working elsewhere or coming in from another store, and what is pending).
Every day
- The 6:15 AM Who's out today email lists who is off, who is working elsewhere (and who is coming in from another store), who is out tomorrow, the next 14 days, and anything still pending.
- Someone did not show, called in sick, or left early? + Record attendance. If they already have a request for that day the record is linked automatically.
- Someone is out with nothing in the system? Record Out — no request in the system rather than quietly accepting it.
Setting up
- Set every employee a PIN in the first two weeks (Employees → Set PIN). Self-service cancel needs it and it is the employee's signature on a request; once the owner turns on Settings → auto-approve requires PIN, doctor's appointments will wait for you unless the employee entered one.
- Employees with no email: hand them the access code, tell them to check My requests, and tell them decisions in person.
- Reports gives per-employee totals, an Excel workbook and the Payroll CSV for any date range.
- Spanish-speaking staff: send them hr.opebybde.net/guia (this guide in Spanish) — the request form itself is in English, so the Spanish guide names each button in both languages.
Guía rápida para gerentes
Decidir solicitudes
- Cada solicitud nueva le llega por correo con botones Approve (aprobar) / Deny (denegar). Un toque abre una página de confirmación; la decisión se toma cuando presiona el botón ahí. Los enlaces son personales y vencen a los 14 días o cuando la solicitud ya está decidida.
- El Inbox (bandeja) del portal (hr.opebybde.net/admin) muestra las mismas solicitudes con el calendario, los conflictos y la opción Approve with changes (aprobar con cambios).
- Un CONFLICT en rojo significa que otras personas de la tienda ya tienen ese día libre. Ámbar significa que otros pidieron el mismo día y aún no hay decisión.
- Denegar requiere un motivo — el empleado ve la casilla de nota. La nota interna es solo para gerentes y nunca sale del portal.
- Usted no puede decidir su propia solicitud; lo hace el dueño u otro gerente.
- Por texto (cuando los textos están activados y su ficha dice "Text me: Yes"): la misma solicitud llega como mensaje con el enlace y un código de 3 dígitos — responda A 417 para aprobar o D 417 su motivo para denegar. El texto nunca muestra el motivo del empleado; ábralo en el enlace o en el portal. Los gerentes con textos activados también reciben el resumen de las 6:15 de quién falta como un solo texto por la mañana (nombres y etiquetas, quién trabaja en otro lugar o viene de otra tienda, y lo que sigue pendiente).
Todos los días
- El correo de las 6:15 AM Who's out today (quién falta hoy) lista quién está libre, quién trabaja en otro lugar (y quién viene de otra tienda), quién falta mañana, los próximos 14 días y lo que sigue pendiente.
- ¿Alguien no se presentó, se reportó enfermo o se fue temprano? + Record attendance (registrar asistencia). Si ya tiene una solicitud para ese día, el registro se enlaza automáticamente.
- ¿Alguien falta sin nada en el sistema? Registre Out — no request in the system (fuera, sin solicitud) en lugar de dejarlo pasar.
Configuración
- Asigne un PIN a cada empleado en las primeras dos semanas (Employees → Set PIN). La cancelación por cuenta propia lo necesita y es la firma del empleado en la solicitud; cuando el dueño active Settings → auto-approve requires PIN, las citas médicas esperarán su aprobación si el empleado no lo escribió.
- Empleados sin correo: entrégueles el código de acceso, dígales que revisen My requests y comuníqueles las decisiones en persona.
- Reports (informes) da totales por empleado, un libro de Excel y el CSV de nómina para cualquier rango de fechas.
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